ООО «Иркутская нефтяная компания»

Автоматизировано 6 890 рабочих мест
Декабрь 2024, г. Новосибирск
Отрасль: Производство, Добывающая промышленность
Область автоматизации: Документооборот (ECM)
Внедренное типовое решение: 1С: Документооборот КОРП 8
Тип проекта: Консалтинг с последующей автоматизацией

Основная цель проекта заключается в повышении производительности сотрудников Группы компаний «ИНК» (далее — ГК ИНК) за счёт оптимизации процессов согласования и подписания закрывающих документов по формам КС-2, КС-3 и других сопутствующих документов с внешними подрядчиками Общества с ограниченной ответственностью ИНК, также в обеспечении единого инструмента управления процессами подписания комплектов документов по формам КС-2 и КС-3, формируемых на базе платформы 1С:Документооборот для нужд ГК ИНК.

Задачи проекта:

• Исключить участие специалистов сметного отдела и отдела материально-технического снабжения в процессах проверки и сверки документов, представленных в электронном виде и на бумажных носителях.
• Отказаться от передачи руководству и в бухгалтерию документов на бумажных носителях для подписи и учёта.
• Исключить доставку оригиналов документов на бумажных носителях в офис ГК ИНК для подрядчиков, перешедших на электронную обработку документов (ЭДО).
• Обеспечить электронное подписание минимум 90% документов в течение 12 месяцев после полного перехода на использование электронной подписи.
• Перевести хранение минимум 90% документов с бумажных носителей в электронный формат.
• Обеспечить автоматическую проверку соответствия между согласованным и подписанным документом внутри информационной системы.
• Автоматизировать процедуру подписания актов выполненных работ формы КС-2 и справок стоимости работ формы КС-3.
• Интегрировать стороннюю систему ЭДО с системой «1С:Документооборот» в части подписания исходящих документов КС-2 и КС-3.
• Осуществить интеграцию стороннего сервиса ЭДО с программой «1С: Управление производственным предприятием» (далее «1С:УПП») для автоматической генерации документов по поступлениям.
• Разработать автоматизированный механизм сборки комплекта документов в системе для последующего подписания через платформу сторонней системы ЭДО.
• Сократить трудозатраты работников, связанных с обработкой документов.
• Сделать взаимодействие с документами и отчётностью более удобным для пользователей.
• Минимизировать расходы на хранение и отправку документов в бумажном виде.
• Оптимизировать количество используемых информационных систем для обработки и хранения документов.

ООО «Иркутская нефтяная компания» (далее ИНК) — один из крупнейших независимых производителей углеводородного сырья в России. Компания и аффилированные с ней юридические лица (группа компаний ИНК) занимаются геологическим изучением, разведкой и добычей углеводородного сырья на месторождениях и участках недр в Восточной Сибири — в Иркутской области, Республике Саха (Якутия) и Красноярском крае.

В группе компаний работает более 17 000 сотрудников. ИНК имеет сложную иерархическую структуру, состоящую из департаментов, служб, отделов и групп. До 3000 сотрудников включая партнеров задействованы в процессах формирования, подписания исходящей документации, приемки и обработки входящей документации по СМР. Осложняет ситуацию, что партнеры, работающие с ГК ИНК находятся в разных регионах России – это существенно замедляет доставку и отправку документации.

Предпосылкой реализации проекта послужил комплекс выявленных проблем, связанных с обработкой и хранением первичных документов от подрядных организаций:

• Отсутствие автоматизированного сквозного учета поступающих форм первичной документации - актов КС-2, КС-3.
• Большой объем бумажных комплектов, занимающий значительные площади для хранения.
• Высокие трудозатраты сотрудников на ручную обработку документов, включая приемку, сортировку и проверку в бумажном виде.
• Увеличение временных затрат на процесс подписания документов в бумажной форме, приводящее к задержкам в проведении работ.
• Территориальная удаленность около 40% подрядчиков вне города Иркутска, что замедляет сроки доставки документов в головной офис компании.
• Частые случаи ошибок при предоставлении оригинальных бумаг, возникновения разногласий между согласованными электронными версиями и предоставленными экземплярами.
• Негативное влияние печати значительного объема документов на окружающую среду.
• Невозможность отслеживания хронологии обработки документов и фиксации этапов документооборота.
• Необходимость введения дополнительного штата сотрудников исключительно для проверки соответствия согласованных электронных версий и подписанных физических копий документов.
• Потребность выделения специальных помещений для надежного хранения множества документальных экземпляров.

Реализация данной функциональности должна была значительно увеличить скорость и комфорт всех этапов работы с документами, включая процессы согласования, оформления, проверки и утверждения руководством. Что позволит оптимизировать временные ресурсы персонала, упростит процедуру контроля исполнения операций и обеспечит прозрачность процессов управления документами.

• Кроме того, внедрение электронного документооборота положительно сказывается на экологическую составляющую деятельности компании путём существенного снижения объёмов используемой бумаги, что улучшит её имидж в области устойчивого развития. Дополнительно снизить потребность в специально оборудованных помещениях для хранения значительных массивов бумажных документов, повысить общую эффективность корпоративного пространства.

Проект представляет собой комплексную автоматизацию процесса обработки и подписания документов форм КС-2 и КС-3 путем интеграции решений на платформе «1С:Документооборот», электронной подписи через сервис стороннего ЭДО и организацию «Личного кабинета контрагента» на корпоративном веб-сайте ГК ИНК.

Основные аспекты уникальности:

Автоматизация формирования пакетов документов: Система самостоятельно формирует комплект документов на основании заполненных форм от подрядчиков, обеспечивая целостность и полноту документации перед подписанием.

Интеграция электронных подписей: Использование стороннего сервиса ЭДО позволяет обеспечить юридически значимое подписание документов всеми участниками процесса, минимизируя риски ошибок и повторного оформления документов.

Онлайн взаимодействие с подрядными организациями: Возможность самостоятельного внесения данных подрядчиком в личный кабинет сокращает нагрузку на сотрудников заказчика и ускоряет процесс согласования документов.

Контроль этапов исполнения: Автоматический мониторинг состояния каждого документа обеспечивает прозрачность прохождения всех этапов — начиная от ввода первичных данных и заканчивая согласованием и утверждением. Это помогает быстро выявлять задержки и проблемы.

Единое пространство контроля и анализа: Все процессы выполняются внутри одной системы («1С:Документооборот»), что снижает вероятность дублирования действий и повышает оперативность принятия управленческих решений.

Индивидуализация ответственности: Каждый этап документооборота закреплен за определенным сотрудником или подразделением, позволяя легко определить ответственность за задержку в процессе.
Повышение качества внутренней отчетности: Вся информация фиксируется системой, что упрощает формирование отчетов и ведение аналитики деятельности подразделений и исполнителей.

Снижение операционных рисков: Благодаря контролю сроков и процедур осуществляется своевременная обработка документов, предотвращение штрафов и снижение административных издержек.

Таким образом, внедрение данной функциональности создает принципиально новый уровень управления документооборотом, повышая эффективность внутренних бизнес-процессов, ускоряя принятие решений и снижая затраты на обработку документов, делая компанию лидером среди конкурентов в области внедрения современных цифровых технологий управления контрактами и выполненными работами.

Реализация проекта позволила достичь следующих результатов:

• До 70% снизились временные затраты сотрудников на выполнение операций, связанных с подготовкой, проверкой и подписанием документов.
• На 90% повысился уровень комфорта и удобства работы пользователей с документами и отчётностью.
• На 1 615 000 руб. в год сократились финансовые издержки на хранение и отправку документов в бумажном виде.
• Ранее сотрудникам и партнёрам ГК ИНК приходилось согласовывать и подписывать документы в разных системах: письма в почте, файлы в Excel и Word, учёт в 1С:УПП и 1С:Бухгалтерии, обмен документами через сторонний сервис ЭДО. Теперь процессы — от создания до подписания — могут быть выполнены в одной системе. Документы посредством обмена передаются между учетными системами 1С:УПП и 1С:Бухгалтерии, но при необходимости можно работать исключительно в ДО - без переключений между платформами. Подрядные организации взаимодействуют через «Личный кабинет контрагента».
• На 50% исключено участие отдельных специалистов в процессе проверки и согласования электронных и бумажных документов.
• На 100% обеспечен полный отказ от доставки оригиналов документов на бумажных носителях в центральный офис для подрядчиков, согласившихся на электронную обработку документов.
• На 90% установлен контроль соответствия согласуемых и подписываемых документов в единой информационной среде – 1С: Документооборот.
• На 100% автоматизирована процедура подписания актов выполненных работ и справок стоимости работ по формам КС-2 и КС-3.
• Реализована интеграция стороннего сервиса ЭДО и «1С: Документооборот» для эффективного подписания исходящих документов КС-2 и КС-3.
• Разработан эффективный механизм автоматизированной подготовки пакетов документов для дальнейшего подписания через платформу стороннего сервиса ЭДО.
• Создана централизованная информационная система для хранения всех входящих в компанию актов выполненных работ, подлежащих проверке. Теперь имеется возможность поэтапно отслеживать ход проверки документов внутри организации, фиксируя статус на каждом этапе прохождения акта. Дополнительно предусмотрена настройка мониторинга соблюдения установленных регламентов по срокам рассмотрения сотрудниками. Это обеспечивает полный контроль над качеством и скоростью выполнения процедур внутреннего аудита и минимизирует риски нарушения нормативов.

Проект реализован с учётом сохранения существующей архитектуры программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» и инфраструктуры личного кабинета пользователей в информационной системе «Личный кабинет контрагента». Проведённые модификации направлены на расширение базовой функциональности системы, обеспечивая интеграцию текущих рабочих процессов подрядных организаций и повышение эффективности взаимодействия участников бизнес-процессов. В рамках проекта была охвачена деятельность всей группы компаний, однако с учетом специфики бизнес-процессов, связанных с оформлением строительной документации (СМР), для отдельных дочерних предприятий были разработаны индивидуальные процедуры и дополнительные функциональные модули, обеспечивающие эффективное выполнение соответствующих внутренних требований и стандартов.

В рамках автоматизации процесса отправки и приемки пакета документов по СМР с «Личного кабинета контрагента» в 1С:Документооборот для ИНК:

• Реализован двухсторонний обмен между системами «1С: Личный кабинет контрагента» и "1С: Документооборот" значениями реквизитов документов при первичном заполнении и дальнейшем изменении.
• Реализована функциональность параллельного согласования в «1С: Документооборот 8 КОРП» с учетом особенностей бизнес-процесса и удобства пользователей.
• Реализована передача из «1С: Документооборот 8 КОРП» в «Личный кабинет контрагента» истории согласования и комментариев, оставленных пользователями при согласовании документов.
• Доработана типовая функциональность расчета сроков выполнения задач в системе «1С: Документооборот 8 КОРП» под особенности бизнес-процесса.
• Доработана функциональность добавления, изменения и удаления прикрепляемых в пакет документов файлов и их двухсторонний обмен между системами «1С: Личный кабинет контрагента» и «1С: Документооборот».
• Реализована функциональность заполнения части приложенных файлов данными из документа в «1С: Документооборот 8 КОРП» и передача измененных файлов в «Личный кабинет контрагента».
• Реализована функциональность формирования наименований прикладываемых файлов по одному образцу с целью соблюдения однообразия наименований и однозначности в понимании содержимого файлов.
• Доработана функциональность отправки документов на повторное согласование в системе «1С: Документооборот 8 КОРП» с учетом особенностей бизнес-процесса.

В рамках автоматизации процесса отправки и приемки пакета документов по СМР:

• автоматизирован процесс согласования и подписания документов СМР за счет переработки типовых комплексных процессов в «1С: Документооборот 8 КОРП»;
• в системе «1С: Бухгалтерия предприятия» реализовано автоматическое формирование и прикрепление к пакету документов Счета-фактуры на одном из этапов комплексного процесса;
• Адаптирован сторонний сервис ЭДО, интегрированный в «1С: Управление производственным предприятием» для подписания и отправки исходящих документов.

В рамках автоматизации процесса приемки входящих документов по СМР, поступающих от подрядных организаций:

• Реализован комплексный механизм автоматической проверки входящих документов СМР в продуктах 1С, включающий контроль целостности (через хеш-суммы), полноты пакета и соответствия согласованным требованиям с отображением результатов в системе.
• Реализована автоматическая группировка входящих документов по КС-3 и их отправка на согласование в «1С: Управление производственным предприятием» для увеличения скорости обработки пакета документов в стороннем сервисе ЭДО;
• В «1С: Управление производственным предприятием» реализовано автоматическое создание и заполнение документа «Поступление товаров и услуг» при согласовании пакета документов с автоматической привязкой к входящим документам в стороннем сервисе ЭДО. Установка связи упрощает пользователю навигацию между документами, а по прошествии времени позволит безошибочно определить отношения между документами;
• В системе «1С:Документооборот 8 КОРП» для списка задач реализована отдельная группировка, чтобы различать задачи по пакету первичных документов по СМР и задачи по пакетам остальных входящих документов;
• В системе «1С:Документооборот 8 КОРП» разработан отчет для ведения статистики по подписанным первичным документам СМР.

Отдельно автоматизированы процессы согласования, подписания и отправки пакетов документов по СМР для организаций ООО «ИНК-СЕРВИС» и ООО «ИНК-ТКРС»:

• Реализованы новые виды документов в «1С: Управление производственным предприятием СЕРВИС/ТКРС» для корректировочных или исправительных пакетов документов с учетом особенностей бизнес-процессов организации.
• Реализована бесшовная интеграция между системами «1С: Управление производственным предприятием» с «1С:Документооборот 8 КОРП». В интеграцию включены 4 документа.
• Доработана функциональность отправки пакета документов по маршруту согласования/подписания под особенности ООО «ИНК-ТКРС».
• Реализована групповая отправка пакета документов по маршруту согласования/подписания в системе «1С: Управление производственным предприятием СЕРВИС/ТКРС».
• Доработана функциональность параллельного согласования в «1С:Документооборот 8 КОРП» для организации ООО «ИНК-СЕРВИС» с учетом особенностей бизнес-процесса и удобства пользователей.
• Реализован механизм контроля редактирования реквизитного состава документов, находящихся в процессе согласования.

- В «1С: Бухгалтерия предприятия» автоматизировано формирование и прикрепление:
- Счетов-фактур на этапах согласования/подписания;

• Отчета о расходе давальческих материалов и дизельного топлива. Номер Отчета о расходовании давальческих материалов автоматически указывается в Акте выполненных работ КС-2.
• Доработана функциональность подписания и отправки исходящих документов в модуле стороннего сервиса ЭДО в системе «1С: Управление производственным предприятием» для отправки пакета исходящих документов подрядным организациям.
• Разработаны отчеты в «1С:Документооборот 8 КОРП» для мониторинга хода согласования/подписания по пакету исходящих и входящих документов для каждой организации.
• По каждому автоматизированному процессу:

- Реализована отправка уведомлений о поступлении пакета первичных документов по СМР в модуль стороннего сервиса ЭДО для информирования ответственных пользователей;
- Настроен обмен данными между «1С: Управление производственным предприятием СЕРВИС/ТКРС» и «1С:Документооборот 8 КОРП» через бесшовную интеграцию;
- Произведена функциональная настройка доработанных программных продуктов;
- Подготовлены инструкции для пользователей и администраторов;
- Проведена опытно-промышленная эксплуатация внедренной функциональности, в рамках которой осуществлялось оперативное консультирование пользователей и реализация дополнительных требований.

В процессе реализации проекта было выполнено свыше 100 модификаций стандартной функциональности системы «1С:Документооборот 8 КОРП». Эти изменения проводились с целью точной настройки решений под конкретные требования функциональных подразделений и особенности существующих бизнес-процессов внутри группы компаний.

По состоянию на начало 2025 года ежемесячная нагрузка на систему включает обработку более 82 тысяч документов различных типов и сопровождение примерно 350 уникальных бизнес-процессов в течение месяца.

Количество автоматизированных рабочих мест: 6 890, включая работу подрядных организаций в «Личном кабинете контрагента»

Продукты и сервисы фирмы "1С", внедренные в ходе проекта:

• Наименование продукта: 1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1, 1С:ЛКК.
• Внедрены следующие виды документов: Заявка на согласование КС-2, Заявка на согласование КС-3, Акт выполненных работ КРС, Акт выполненных работ КС-2, Корректировочная Справка КС-3 КРС, Корректировочный акт выполненных работ КРС, Корректировочный Акт выполненных работ КС-2.

Сроки и качество (по 10-балльной системе):

• соответствие функциональных возможностей внедренных решений задачам компании-пользователя, баллов по 10-балльной системе: 10
• общая удовлетворенность компании-пользователя услугами компании-исполнителя, баллов по 10-балльной системе: 10

Сроки и качество:

• отклонение по срокам: 0 %
• отклонение по бюджету: 0 %

Экономический эффект от внедрения (%):

• сокращение трудозатрат в подразделениях: 30%
• ускорение получения управленческой отчетности: 80%
• ускорение обработки заказов: 70%
• сокращение расходов на материальные ресурсы: 80%
• сокращение операционных и административных расходов: 20%
• сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 20%