ООО "Обувь России"
Автоматизация информационной системы корпоративного учета и финансово-экономического управления
ООО "Обувь России"
Автоматизация информационной системы корпоративного учета и финансово-экономического управления
Апрель 2016, г. Новосибирск
Отрасль: Производство
Область автоматизации: Управленческий учет и бюджетирование
Внедренное типовое решение:1С:Управление производственным предприятием
Тип проекта: Консалтинг с последующей автоматизацией
Отрасль: Производство
Область автоматизации: Управленческий учет и бюджетирование
Внедренное типовое решение:1С:Управление производственным предприятием
Тип проекта: Консалтинг с последующей автоматизацией
Описание работ по внедрению
ГК "Обувь России" (ООО "Обувь России") — федеральная сеть обувных магазинов, основанная в 2003 году, головной офис находится в Новосибирске. На конец сентября 2008 года в 30 городах России работают 102 магазина компании под брендами "Вестфалика", "Пешеход", Emilia Estra. Численность персонала в настоящее время превышает 1100 человек. Выручка компании в 2007 году составила 1,236 млрд рублей (без НДС), прирост по сравнению с 2006 годом равен 112,3%. План по выручке на 2008 год — 1,7 млрд рублей.
В период с осени 2007 года по август-сентябрь 2008 года в нашей компании совместно с ООО "Внедренческий центр "ИнфоСофт" был осуществлён проект автоматизации бюджетов на базе ПП "1С:Управление производственным предприятием 8".
Прикладное решение "1С:Управление производственным предприятием 8" уже было внедрено в ГК "Обувь России" и успешно использовалась для ведения бухгалтерского и управленческого учёта, но подсистема "Бюджетирование" не была запущена в работу. До проекта автоматизации бюджетов на "1С:Предприятии", бюджеты в компании составляли в электронных таблицах. "1С:Управление производственным предприятием 8" также использовалась в качестве источника фактических данных. Для более эффективного управления группой компаний, стало необходимо решение следующей ситуации:
Все цели проекта были успешно достигнуты. Проект успешно выполнен и завершён. Автоматизировано 95 рабочих мест.
После внедрения системы стали возможными:
Типовое решение "1С:Управление производственным предприятием 8" было доработано для учета потребностей регионально разветвленной компании, представленной в 30 городах России.
Самые значимые доработки:
Руководители Центров финансовой ответственности (отделов компании) теперь лучше понимают свои затраты и могут их точнее планировать. Процедура отслеживания долгов и предоплат прошлых периодов упростилась, появилась возможность составлять бюджет по единым формализованным стандартам, полностью соответствующим принятым в развитых европейских странах. С помощью внедренной системы заявок сотрудники теперь оперативно отслеживают планируемый срок оплаты счетов. Процесс составления заявок на оплату, согласование заявок и непосредственно оплата происходят в электронном безбумажном виде.
В данный момент ГК "Обувь России" рассматривает возможность разработки системы материального стимулирования.
Описание консалтинговой части проекта
Целями данного проекта являлись совершенствование бюджетного управления и бизнес-процессов на предприятии. Для достижения поставленных Заказчиком целей были проведены следующие работы:
1. Постановка бюджетного управления на предприятии. В рамках этого этапа были решены две задачи:
• Была разработана методика составления бюджета по балансовому листу (ББЛ) в части существующей системы управления финансами. Для этого были проанализированы существующие бюджетные формы и состав статей. В результате выяснилось, что текущих бюджетов не достаточно для формирования прогнозного баланса предприятия.
В рамках проекта были разработаны недостающие бюджетные формы:
- бюджет закупок,
- бюджет производственных затрат,
- расширен бюджет по налогам.
Далее была разработана методика формирования статей бюджета по балансовому листу на основе двойной записи.
Все изменения системы управления финансами были автоматизированы на базе блока «Бюджетирование» в программе "1С:Управление производственным предприятием 8". Сейчас разработанная методика формирования бюджета в автоматическом режиме формирует ББЛ на основе бюджетов нижнего уровня.
• Стандартизованы правила сбора информации об исполнении бюджетов по всем статьям.
Для создания возможности оперативного управления предприятием на основе анализа по отклонениям была поставлена задача – автоматизировать сбор данных по исполнению бюджетов из учетной системы.
Для реализации этой задачи были выполнены следующие этапы:
- проанализированы все бюджетные формы и составлен единый перечень статей бюджетов,
- разработан документ, в котором отразилось соотношение статей бюджета и хозяйственных операций управленческого учета,
- для каждой бюджетной статьи определены методы сбора фактических данных на основе способов отражения в учете всех хозяйственных операций,
- выработанные правила сбора данных по исполнению статей бюджетов переложены в автоматизированную систему на базе модуля «Бюджетирование» в «1С:Управление производственным предприятием».
В результате выполненных работ для всех бюджетов определены «связки» с учетной системой в виде конкретных способов сбора фактических данных.
2. Моделирование и совершенствование бизнес – процессов в части процедуры взаимодействия с обособленными подразделениями (ОП) в процессе бюджетирования.
На данный момент предприятие имеет порядка сорока ОП. Все ОП по установленному регламенту подают плановые и фактические формы: бюджет доход и расходов и бюджет движения денежных средств по подразделению. Для совершенствования существующей общей системы бюджетирования на предприятии были поставлены следующие подзадачи:
• стандартизировать формы бюджетов для ОП,
• изменить бюджет движения денежных средств для возможности планирования с недельной периодичностью,
• унифицировать и автоматизировать процесс коммуникации при согласовании бюджетов ОП.
Ожидалось, что данные меры существенно сократят время подготовки общего бюджета по предприятию.
В результате проделанных работ были разработаны единые формы бюджета для ОП, унифицирован формат представления и набор статей бюджетов. Для целей формирования детального бюджета движения денежных средств были внесены необходимые корректировки в форму бюджета для ОП и регламент их заполнения.
В результате реализации проекта Заказчик отметил следующие положительные изменения:
1. На предприятии начал формироваться бюджет по балансовому листу (плановый и фактический), что вместе с другими основными бюджетами позволило регулярно получать полную картину финансового состояния предприятия для целей управления.
2. Данная система позволяет финансовому отделу контролировать связь бюджетов и учетной системы. Проведение план-фактного анализа теперь возможно проводить и в оперативном режиме.
3. Проведенная автоматизация процесса коммуникации при согласовании бюджетов ОП существенно сократила время на работу с ОП в бюджетном процессе.
ГК "Обувь России" (ООО "Обувь России") — федеральная сеть обувных магазинов, основанная в 2003 году, головной офис находится в Новосибирске. На конец сентября 2008 года в 30 городах России работают 102 магазина компании под брендами "Вестфалика", "Пешеход", Emilia Estra. Численность персонала в настоящее время превышает 1100 человек. Выручка компании в 2007 году составила 1,236 млрд рублей (без НДС), прирост по сравнению с 2006 годом равен 112,3%. План по выручке на 2008 год — 1,7 млрд рублей.
В период с осени 2007 года по август-сентябрь 2008 года в нашей компании совместно с ООО "Внедренческий центр "ИнфоСофт" был осуществлён проект автоматизации бюджетов на базе ПП "1С:Управление производственным предприятием 8".
Прикладное решение "1С:Управление производственным предприятием 8" уже было внедрено в ГК "Обувь России" и успешно использовалась для ведения бухгалтерского и управленческого учёта, но подсистема "Бюджетирование" не была запущена в работу. До проекта автоматизации бюджетов на "1С:Предприятии", бюджеты в компании составляли в электронных таблицах. "1С:Управление производственным предприятием 8" также использовалась в качестве источника фактических данных. Для более эффективного управления группой компаний, стало необходимо решение следующей ситуации:
- Множество отчетов формировалось на основе данных невзаимосвязанных между собой электронных таблиц, при составлении мастер-бюджета приходилось копировать вручную данные из файлов бюджетов всех ЦФО. Все данные приходилось переносить в один файл из многих электронных таблиц разных отделов, чтобы составить отчётность по компании. Таким образом, подготовка отчетности отдела бюджетирования занимала много времени.
- Так как учёт фактических данных вёлся в "1С:Предприятии", то формирование план-фактного анализа производилось также вручную.
- На фиксирование работы с филиалами в части составления отчетности, и на коммуникацию с ними в процессе согласования бюджетов уходило много времени. Вся информация по взаимодействию держалась в разных неупорядоченных документах и могла потеряться.
- Инициаторы платежа подавали заявку на расходование денежных средств и не знали о её дальнейшей "судьбе". Им не была доступна оперативная информация о состоянии платежа. Приходилось звонить и постоянно узнавать. Сейчас каждый инициатор платежа может проследить процесс оплаты в системе.
Все цели проекта были успешно достигнуты. Проект успешно выполнен и завершён. Автоматизировано 95 рабочих мест.
После внедрения системы стали возможными:
- Составление бюджетов (БДР и БДДС) отдельно по каждому подразделению, с последующей консолидацией в бюджет компании
- Составление бюджета по балансовому листу
- Проведение оперативного (ежедневного) контроля исполнения бюджетов
- Проведение корректировки бюджетов
- Проведение план-фактного анализа по истечению отчетного периода
- Уменьшение сроков на подготовку отчетов: консолидация, сбор факта, подготовка план-факт анализа
- Контроль сроков сдачи бюджетов
- Облегчение коммуникации в процессе согласования и утверждения бюджетов
- Контроль исполнения заявок на расходование денежных средств
- Составление платежного календаря (в части расходования денежных средств)
- Исключение несанкционированного исправления данных бюджетирования задним числом
Типовое решение "1С:Управление производственным предприятием 8" было доработано для учета потребностей регионально разветвленной компании, представленной в 30 городах России.
Самые значимые доработки:
- Разработан механизм загрузки данных от филиалов.
- Улучшено управление коммуникациями между филиалами. Создан инструмент для планирования и фиксации согласования бюджетов. Он помогает вести переписку между бюджетным координатором и руководителями ЦФО, фиксировать плановые и фактические события и мероприятия.
- Оптимизирован сбор фактических данных по статьям бюджетов. Если раньше для каждой статьи бюджета движения денежных средств нужно было создавать отдельные правила выгрузки данных из учётной подсистемы, то теперь, настроив одно правило, и задав соответствия между статьями бюджетов и статьями движения денежных средств, фактические данные загружаются автоматически. Эта доработка позволяет пользователям легко модифицировать формы бюджета: добавлять новые статьи и настраивать сбор фактических данных.
Руководители Центров финансовой ответственности (отделов компании) теперь лучше понимают свои затраты и могут их точнее планировать. Процедура отслеживания долгов и предоплат прошлых периодов упростилась, появилась возможность составлять бюджет по единым формализованным стандартам, полностью соответствующим принятым в развитых европейских странах. С помощью внедренной системы заявок сотрудники теперь оперативно отслеживают планируемый срок оплаты счетов. Процесс составления заявок на оплату, согласование заявок и непосредственно оплата происходят в электронном безбумажном виде.
В данный момент ГК "Обувь России" рассматривает возможность разработки системы материального стимулирования.
Описание консалтинговой части проекта
Целями данного проекта являлись совершенствование бюджетного управления и бизнес-процессов на предприятии. Для достижения поставленных Заказчиком целей были проведены следующие работы:
1. Постановка бюджетного управления на предприятии. В рамках этого этапа были решены две задачи:
• Была разработана методика составления бюджета по балансовому листу (ББЛ) в части существующей системы управления финансами. Для этого были проанализированы существующие бюджетные формы и состав статей. В результате выяснилось, что текущих бюджетов не достаточно для формирования прогнозного баланса предприятия.
В рамках проекта были разработаны недостающие бюджетные формы:
- бюджет закупок,
- бюджет производственных затрат,
- расширен бюджет по налогам.
Далее была разработана методика формирования статей бюджета по балансовому листу на основе двойной записи.
Все изменения системы управления финансами были автоматизированы на базе блока «Бюджетирование» в программе "1С:Управление производственным предприятием 8". Сейчас разработанная методика формирования бюджета в автоматическом режиме формирует ББЛ на основе бюджетов нижнего уровня.
• Стандартизованы правила сбора информации об исполнении бюджетов по всем статьям.
Для создания возможности оперативного управления предприятием на основе анализа по отклонениям была поставлена задача – автоматизировать сбор данных по исполнению бюджетов из учетной системы.
Для реализации этой задачи были выполнены следующие этапы:
- проанализированы все бюджетные формы и составлен единый перечень статей бюджетов,
- разработан документ, в котором отразилось соотношение статей бюджета и хозяйственных операций управленческого учета,
- для каждой бюджетной статьи определены методы сбора фактических данных на основе способов отражения в учете всех хозяйственных операций,
- выработанные правила сбора данных по исполнению статей бюджетов переложены в автоматизированную систему на базе модуля «Бюджетирование» в «1С:Управление производственным предприятием».
В результате выполненных работ для всех бюджетов определены «связки» с учетной системой в виде конкретных способов сбора фактических данных.
2. Моделирование и совершенствование бизнес – процессов в части процедуры взаимодействия с обособленными подразделениями (ОП) в процессе бюджетирования.
На данный момент предприятие имеет порядка сорока ОП. Все ОП по установленному регламенту подают плановые и фактические формы: бюджет доход и расходов и бюджет движения денежных средств по подразделению. Для совершенствования существующей общей системы бюджетирования на предприятии были поставлены следующие подзадачи:
• стандартизировать формы бюджетов для ОП,
• изменить бюджет движения денежных средств для возможности планирования с недельной периодичностью,
• унифицировать и автоматизировать процесс коммуникации при согласовании бюджетов ОП.
Ожидалось, что данные меры существенно сократят время подготовки общего бюджета по предприятию.
В результате проделанных работ были разработаны единые формы бюджета для ОП, унифицирован формат представления и набор статей бюджетов. Для целей формирования детального бюджета движения денежных средств были внесены необходимые корректировки в форму бюджета для ОП и регламент их заполнения.
В результате реализации проекта Заказчик отметил следующие положительные изменения:
1. На предприятии начал формироваться бюджет по балансовому листу (плановый и фактический), что вместе с другими основными бюджетами позволило регулярно получать полную картину финансового состояния предприятия для целей управления.
2. Данная система позволяет финансовому отделу контролировать связь бюджетов и учетной системы. Проведение план-фактного анализа теперь возможно проводить и в оперативном режиме.
3. Проведенная автоматизация процесса коммуникации при согласовании бюджетов ОП существенно сократила время на работу с ОП в бюджетном процессе.
Отзыв клиента
В результате реализации проекта Заказчик отметил следующие положительные изменения:
1. На предприятии начал формироваться бюджет по балансовому листу (плановый и фактический), что вместе с другими основными бюджетами позволило регулярно получать полную картину финансового состояния предприятия для целей управления.
2. Данная система позволяет финансовому отделу контролировать связь бюджетов и учетной системы. Проведение план-фактного анализа теперь возможно проводить и в оперативном режиме.
3. Проведенная автоматизация процесса коммуникации при согласовании бюджетов ОП существенно сократила время на работу с ОП в бюджетном процессе.
2. Данная система позволяет финансовому отделу контролировать связь бюджетов и учетной системы. Проведение план-фактного анализа теперь возможно проводить и в оперативном режиме.
3. Проведенная автоматизация процесса коммуникации при согласовании бюджетов ОП существенно сократила время на работу с ОП в бюджетном процессе.